COSTRUIRE UN ORGANIGRAMMA
Per poter organizzare al meglio le attività di progetto, è indispensabile stabilire in primo luogo ruoli chiari e secondo quale modello gerarchico operare.
Ogni membro del team infatti deve avere chiaro non solo il proprio ruolo, ma anche di volta in volta la mansione specifica che deve svolgere.
È quindi importante distinguere tra:
- Ruolo: la posizione ricoperta in azienda, definita in base alla responsabilità assunta (project manager, responsabile produzione, ecc..);
- Funzione: l’insieme delle attività svolte all’interno dell‘azienda, raggruppate in base al criterio dell’omogeneità delle competenze necessarie (risorse umane, amministrazione, ricerca e sviluppo, marketing e comunicazione, ecc..);
- Mansione: l’insieme dei compiti e delle specifiche attività che ciascuna figura mette in atto (gestione spazi, coordinamento volontari, manutenzione software, ecc..).
Una volta stabiliti questi elementi è possibile procedere con la valutazione di quale modello organizzativo adottare.
La scelta dipenderà principalmente dalla dimensione dell’organizzazione e dal livello di complessità delle funzioni individuate.
I principali modelli adottabili sono:
- Piatto: organizzazione di piccole dimensioni, ambiente semplice, flessibilità e adattamento, un leader con una missione chiara e presenza di massimo un livello gerarchico, supervisione diretta di tutte le mansioni da parte del leader;
- Gerarchico-Funzionale: organizzazione di grandi dimensioni, organi direttivi per funzioni (es: «comunicazione»), processi standardizzati in ogni funzione, gerarchia strutturata e burocratizzata;
- Divisionale: organizzazione di grandi dimensioni che presenta reparti che lavorano in maniera indipendente l’uno dall’altro. presenza di divisioni organizzate per linee di servizio per una migliore supervisione sui risultati;
- Matrice: ambiente innovativo ed eterogeneo, grande flessibilità, divisione in progetti ed orientamento ai risultati,persone che non gestiscono processi, ma progetti, in modo variabile.
La scelta del modello organizzativo prevederà la successiva elaborazione di un organigramma, ovvero un diagramma evidenzia i ruoli e i compiti dei membri di un’organizzazione.
Per crearlo, bisogna stabilire il ruolo di ogni membro del team e stabilire le relazioni gerarchiche all’interno dell’organizzazione.
Gli organigrammi rischiano di diventare obsoleti rapidamente a causa di cambiamenti dei ruoli interni o dell’inserimento di nuovi membri, è dunque importante verificare periodicamente l’aggiornamento dello strumento per mantenerne l’efficacia nell’ambito della pianificazione interna.
Per creare l’organigramma di un’organizzazione è fondamentale:
- Analizzare le proprie competenze e definire funzioni/ruoli/responsabilità di ogni membro del team;
- Scegliere un modello organizzativo;
- Strutturare lo schema sulla base del modello organizzativo scelto dove inserire ogni membro del team secondo un ordine gerarchico.